microsoft word

Постов: 10 Рейтинг: 27514
1299

Учимся работать в Microsoft Word правильно

Развернуть
Так уж получилось, что по долгу службы мне часто приходится использовать MS Word для написания научно-технических отчетов. В течение 10 лет на работе я практически ежедневно сталкиваюсь с тем, что компьютер вместе с этим довольно мощным редактором текстов люди преимущественно используют в качестве аналога пишущей машинки. В принципе, этого хватает для написания служебной или объяснительной записки, но когда человек начинает таким же образом формирование реферата, научно-технического отчета или написание книги, такая работа, в силу необходимости регулярной редактуры ранее написанного, очень быстро становится пыткой. И такой же пыткой становится редактирование текста человеком, умеющим работать в MS Word, после правок, внесенных человеком, работать в нем не умеющем.

Здесь я постараюсь отразить основные вехи того, как делать правильно, и как делать не следует. Далее я покажу, что текстовый редактор MS Word изначально разрабатывался программистами и для программистов, а не для прочих людей. Впрочем, со мной вполне согласна Светлана Семененко.

Вначале сделаем небольшое отступление и упомянем тот факт, что работать в текстовом редакторе необходимо исключительно в режиме правки или «Отобразить все знаки» (Ctrl + *).
Учимся работать в Microsoft Word правильно
Делать это нужно по той простой причине, что иначе Вы просто не будете видеть многие служебные знаки, которые требуются для правильной ориентации по документу и правильного понимания того, чем на самом деле является конкретное место документа (списком, основным текстом или заголовком). Вы также не будете понимать, что в данном месте находится такая важная и полезная вещь как неразрывный пробел (Shift + Ctrl + Space) или перевод строки без создания нового абзаца (Shift + Enter). Первое используется преимущественно для добавления в текст единиц измерения физических величин, второе нужно значительно реже. Вы также не будете видеть сколько вы отбили случайным образом лишних пробелов и сделали лишних переводов строки. Последнее вообще рекомендуется делать только в случае необходимости создания нового абзаца, а не для перехода на новую страницу – для этого существует функция «Вставить разрыв страницы» (Ctrl + Enter).
Учимся работать в Microsoft Word правильно
Документ с кучей пустых строк смотрится отвратительно и по-разному открывается в различных версиях MS Word (вы рискуете не увидеть начало новой порции текста там, где вы это задумали, и количество страниц также может отличаться).

Итак, вернемся к программированию. Книга или научно-технический отчет – это документ, имеющий много уровней сложности. Это обстоятельство сразу же налагает некоторые ограничения и устанавливает определенные требования при работе с текстовым редактором. Первое из таких требований: необходимо соблюдать принцип DRY, как это делают программисты при написании кода, потому что если этого не делать, то мы просто устанем править подобные элементы по одному. В MS Word есть весь необходимый инструментарий для соблюдения принципа DRY, и главный элемент этого инструментария – встроенные классы с их методами, которые мы можем использовать при объявлении переменных. В современных версиях MS Word практически все возможные действия с классами оформлены в виде набора функций, вынесенного в меню (зачастую не слишком удачно).

Первое, что необходимо освоить начинающему работать в текстовом редакторе – использование стилей (Alt + Ctrl + Shift + s).
Учимся работать в Microsoft Word правильно
Без постоянно открытой панели «Стили» в MS Word работать практически невозможно, потому что в ней содержатся классы, образующие структуру будущего документа (заголовки разного уровня, элементы списков, элементы оглавления, подписи для нумерованных рисунков и таблиц), позволяющие формировать автособираемое оглавление и править подобные элементы отчета одновременно путем правки свойств назначенного им стиля.
Учимся работать в Microsoft Word правильно
Представленная изначально система ненумерованных заголовков исходного шаблона Normal.dotm (который находится в папке C:\Users\{{user}}\AppData\Roaming\Microsoft\Шаблоны или C:\Users\{{user}}\AppData\Roaming\Microsoft\Templates) довольна проста, но нам необходимо будет ее доработать для создания гибридной системы нумерованных и ненумерованных заголовков, и привести ее в соответствие с ГОСТ 7.32-2001 «Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления», который полностью списан с аналогичного американского стандарта (в этом вы можете убедиться, полистав документы NASA, находящиеся в свободном доступе). Именно этот ГОСТ 7.32-2001 должны использовать все школьники и студенты для своих рефератов.

В MS Word присутствуют базовые (!) стили заголовков (Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3…). Но это совсем не означает, что нам нужно их использовать в исходном виде. От них необходимо наследоваться – вот вам и второе требование из мира программирования. Для того, чтобы настроить свою гибридную систему заголовков нам нужно запомнить две основные локации:

Главная – Многоуровневый список – Определить новый многоуровневый список
Учимся работать в Microsoft Word правильно
И Ссылки – Оглавление – Настраиваемое оглавление – Параметры.
Учимся работать в Microsoft Word правильно
Необходимо сразу отметить, что обыкновенные маркированный и нумерованный списки в силу их примитивности и ограниченной сферы применения (нет связи с уровнями оглавления, невозможно переопределить принцип нумерации, невозможно установить символ после номера) мы будем использовать только для создания списков внутри разделов, не участвующих в формировании основной структуры документа.

Итак, сначала создадим новые стили для нумерованных заголовков. Начнем со стиля «Нумерованный заголовок 1». Для этого внизу панели «Стили» нажимаем на кнопку «Создать стиль». Откроется примерно такое окно.
Учимся работать в Microsoft Word правильно
Что необходимо здесь отметить:
1. Изначально «Нумерованный заголовок 1» создается совершенно ненумерованным. Это совсем нестрашно, и решаемо на следующем этапе настройки во время создания связки с многоуровневым списком;

2. Стиль устанавливаем обязательно «Связанный (абзац и знак)»;

3. Основан на стиле: «Заголовок 1» – то самое наследование. То есть все свойства стиля «Заголовок 1» будут также использоваться в стиле «Нумерованный заголовок 1» кроме тех, которые вы сами переопределите;

4. Стиль следующего абзаца: «Основной текст». Это стиль следующей после заголовка строки. Я рекомендую использовать стиль «Основной текст» в качестве стиля для базового текста документа вместо стиля «Обычный» для лучшей совместимости с LibreOffice;

5. Не забудьте поставить галочку «Обновлять автоматически». Это позволит автоматически менять вид документа после обновления данного стиля без необходимости нажатия клавиш «Ctrl +A» и «F9»;

6. Все остальные настройки – это некая эзотерика, которая позволяет привести вид заголовка к его прообразу в ГОСТ 7.32-2001 (цвет, размер шрифта, выравнивание, отступы, кернинг, интерлиньяж).

Далее мы просто создаем подобным же образом стили «Нумерованный заголовок 2»«Нумерованный заголовок 5». Как правило, пяти уровней нумерованных заголовков хватает для создания сложного документа объемом 300-500 страниц. Наследуемся при этом от соответствующих базовых стилей заголовков «Заголовок 2»«Заголовок 5».

Вторым этапом настройки системы гибридных заголовков будет настройка многоуровневого списка.

Для этого мы выбираем любую строку и назначаем ей только что созданный стиль «Нумерованный заголовок 1». Далее переходим в Главная – Многоуровневый список – Определить новые многоуровневый список, нажимаем кнопку «Больше >>» и видим примерно такое окно.
Учимся работать в Microsoft Word правильно
Здесь необходимо отметить следующее:
1. Применить ко всему списку – структура многоуровневого списка должна проходить через весь документ;

2. Ключевой момент – связываем уровень 1 с только что созданным стилем «Нумерованный заголовок 1»;

3. Формат номера – просто число, без всяких точек. Точками отделяются только уровни, как вещает нам наш американский стандарт. То есть, не «1. Текст заголовка», а «1 Текст заголовка». Такой подход интересен тем, что он практически не используется в издательском деле. Смысл подхода заключается в минимизации необходимого количества служебных знаков в документе без потери понимания его смысла;

4. Символом после номера назначаем пробел вместо знака табуляции, чтобы не иметь регулярных проблем с расстоянием между номером и заголовком.

Далее связываем уровни 2-5 с соответствующими стилями «Нумерованный заголовок 2»«Нумерованный заголовок 5». Обратите внимание на формат номера: два числа, разделенные точкой, в конце точки нет. К вышеприведенным четырем пунктам добавляется только настройка нумерации: для уровня 2 выставляем «Нумеровать заново: Уровень 1», чтобы нумерация не была сквозной.
Учимся работать в Microsoft Word правильно
Последним этапом будет настройка оглавления. В «Ссылки – Оглавление – Настраиваемое оглавление – Параметры» мы выставляем уровни заголовков, которые должны отображаться в автособираемом оглавлении.
Учимся работать в Microsoft Word правильно
В данном случае мы выставили первый уровень для стилей «Нумерованный заголовок 1» (по левому краю, строчными буквами) и «Структурный элемент отчета» (например, ВВЕДЕНИЕ, РЕФЕРАТ, ЗАКЛЮЧЕНИЕ – заглавными буквами и по-центру, также наследуется от «Заголовок 1»). Теперь в автособираемом оглавлении оба этих заголовка окажутся на одном уровне.

Наконец, я напишу ради чего все это делается. Дело в том, что если устанавливать Уровень 1 для стиля «Заголовок 1» и любого другого стиля, для этого другого стиля MS Word уровень попросту сбрасывает. Если устанавливать Уровень 1 для двух стилей, наследованных от одного («Заголовок 1»), то этого не происходит.

Само собой, люди, которые занимались разработкой стандарта, совершенно не в курсе этих проблем. И, мало того, что они не имеют практически никакого представления об эстетике (заголовки одного уровня разными буквами с разным выравниванием), им к тому же абсолютно по-барабану, каким образом вы будете реализовывать этот стандарт с помощью текстового редактора (многие вещи, как вы убедились, реализовываются достаточно нетривиально, если вы хотите хоть немного автоматизировать процесс формирования документа, и по этой причине стандарт, безусловно, требует, как минимум доработки).

В итоге мы настроили свою собственную систему заголовков, соответствующую ГОСТ 7.32-2001, и определили уровни автособираемого оглавления, для которых они будут применяться (например, может быть назначено два заголовка первого уровня – нумерованный и ненумерованный, внешне выглядящие совершенно по-разному – вот ради чего и затевалось создание своей системы заголовков с помощью наследования).

Далее необходимо сохранить наши правки стилей и перезаписать стандартный шаблон Normal.dotm, чтобы мы могли применять созданные стили во всех новых документах. Для этого нажимаем «Файл – Сохранить как», и сохраняем файл в любое место как шаблон с поддержкой макросов Normal.dotm.
Учимся работать в Microsoft Word правильно
Затем закрываем MS Word, переходим в папку C:\Users\{{user}}\AppData\Roaming\Microsoft\Шаблоны или C:\Users\{{user}}\AppData\Roaming\Microsoft\Templates в зависимости от версии Windows, и без зазрения совести переписываем базовый шаблон Normal.dotm на новый, все равно более бестолкового базового шаблона, чем шаблон Microsoft, невозможно придумать для целей всех наших школьников, студентов и клерков.

В следующих статьях я расскажу о правильной работе с таблицами, рисунками, ссылками, полями и макросами, научу обходить проблемы, спровоцированные разработчиками госстандартов, и также научу пользоваться необходимыми горячими клавишами, чтобы документ соответствовал основным требованиям типографики и не поджигал задницу вашего преподавателя. Также мы научимся делать все вышеперечисленное в свободном редакторе LibreOffice, и я покажу его несомненные преимущества по сравнению с монструозным детищем компании Microsoft.
7227

И так каждый раз

Развернуть
И так каждый раз
2086

Лучший дизайн

Развернуть
Лучший дизайн
3944

Прогресс

Развернуть
- Только сохрани презентацию в Ворде 2003!
- Зачем?
- Затем, что вуз у нас инновационный
2965

Ворд закончился

Развернуть
Муж работает начальником ИТ отдела в крупном холдинге. Обратилась к нему за помощью женщина из одного из отделов. Вопрос звучал так: "Что делать? У меня Word закончился."

Поскольку дать ответ на такой вопрос никто не решился, пришлось идти к рабочему месту этой самой женщины. Когда муж подошел, то картина была следующей.

На рабочем столе был всего один файл (соответственно "вордовский"). При его открытии оказалось, что в нем 54 000 страниц. В дальнейшем выяснилось, что эта женщина, устроившись в эту компанию 10 лет назад, создала себе документ и все время вела его. ОДИН ФАЙЛ! Ну вот он и закончился!

Как она искала в нем нужное - остается загадкой.
4120

Функции Microsoft Word, которые вам захочется применить в своей работе

Развернуть
познавательно
Функции Microsoft Word, которые вам захочется применить в своей работе
2324

Когда твой MS Office Word поэт

Развернуть
А ты заставляешь его работать с сухой технической документацией
Когда твой MS Office Word поэт
395

Добрый Microsoft Word

Развернуть
Добрый Microsoft Word
1463

Зае@али

Развернуть
Дорогая неграмотная школота, неважно какого возраста. В последнее время я заметил, что тебе настолько насрать на правильность написания слов, что тебе, школота, проще извиниться в конце поста, чем исправить собственные ошибки.

Так вот, дорогая моя школота и примкнувшее к ней быдло, - из-за вас я утрачиваю свою грамотность. Я её приобрел не из школьной программы и не из врожденной патологии. Я её получил от чтения книг. Эти книги проверяли грамотные редакторы, верстальщики и еще туева хуча народу, которого я не знаю. У них одна отличительная черта - грамотность. Теперь их заменило тупорылое быдло, которому проще извиниться, чем проверить свою грамматику.

И именно из-за вас я начинаю писать безграмотно. Именно вы постоянно пишете безграмотную ху@ту и просите не судить строго.

Да идите вы на@уй со своими извинениями. Элементарный способ: проверяйте текстовую часть поста через word. То, что неправильно, он подчеркнет красным. Исправьте это, школотронные быдляцкие недоумки.

P.S. Неграмотному посту автоматом ставлю минус и не читаю ВООБЩЕ. Ибо бесит. Учитесь, суки.
1691

Всегда бесило!

Развернуть
Всегда бесило!